Gatilhos no CRM do Bitrix24: Automatizando a Gestão de Documentos

Gatilhos no CRM do Bitrix24: Automatizando a Gestão de Documentos

Os gatilhos do CRM monitoram ações e alterações nos elementos do sistema, como a criação e assinatura de documentos, pagamento de faturas, visualização de e-mails, entre outros. Quando uma ação específica ocorre, o gatilho move automaticamente o elemento do CRM para a etapa configurada, facilitando o gerenciamento de processos.

Para entender melhor essa ferramenta, você pode acessar o helpdesk do Bitrix24. Ela é especialmente útil para otimizar atividades comerciais, garantindo que tarefas importantes sejam acompanhadas em tempo hábil, como a assinatura de contratos ou o acompanhamento de documentos enviados aos clientes.

Grupo de gatilhos: Documentos

Este grupo de gatilhos é dedicado à automação dos processos relacionados à assinatura de documentos. Eles permitem monitorar diferentes etapas, assegurando que todas as ações necessárias sejam realizadas de forma eficiente. Entre os gatilhos disponíveis, destacam-se:

• Ver assinatura do remetente
• Ver assinatura do destinatário
• Ver assinatura de todas as partes
• Acompanhar visualização de entidade
• Acompanhar nova entidade

Como configurar os gatilhos de documentos no CRM

Para configurar esses gatilhos, siga o passo a passo abaixo:

1. Acesse a seção CRM e selecione o elemento desejado, como leads ou negócios.
2. Abra a aba Regras de automação.
3. Clique em Criar.
4. Escolha a etapa na qual quer configurar o gatilho.
5. Acesse o grupo de gatilhos Documentos.
6. Clique em Filtro e selecione Gatilhos Bitrix24 para exibir na lista apenas esses gatilhos específicos.

Principais gatilhos de documentos e suas funcionalidades

Ver assinatura do remetente

Funcionalidade: Quando o diretor da empresa assina o documento, o gatilho move o elemento para outra etapa do CRM.

Para que serve: Permite monitorar o status do documento. Assim, ao saber que o diretor assinou, o responsável pode enviá-lo ao cliente para assinatura.

Ver assinatura do destinatário

Funcionalidade: Quando o cliente assina o documento, o gatilho realiza a movimentação na etapa do CRM.

Para que serve: Garante que a assinatura do cliente seja registrada, permitindo ao gerente prosseguir com tarefas como envio de fatura ou próximas etapas.

Ver assinatura de todas as partes

Funcionalidade: Quando diretor e cliente assinarem o documento, o gatilho movimenta o elemento no CRM.

Para que serve: Ajuda a iniciar atividades relacionadas ao contrato, como o acionamento de equipes ou finalização de processos.

Acompanhar visualização de entidade

Funcionalidade: Monitorar se o cliente abriu o documento por link enviado via e-mail ou SMS. Assim, o gatilho movimenta o elemento na etapa do CRM correspondente.

Quando utilizar: Para que o gerente possa entrar em contato com o cliente após ele visualizar o documento, agilizando o atendimento e o fechamento.

Características: Você deve escolher o modelo de documento enviado para que o gatilho monitore a visualização daquele formato específico.

Acompanhar nova entidade

Funcionalidade: Quando um documento é criado automaticamente ou por colaborador no CRM, o gatilho realiza a movimentação na etapa desejada.

Quando utilizar: Para acelerar processos de aprovação, enviando rapidamente o documento criado ao cliente, como orçamentos ou propostas.

Características: É necessário selecionar o modelo de documento que o gatilho irá monitorar para casos de criação.

Lembre-se, para mais detalhes sobre a configuração e uso desses gatilhos, você pode consultar o helpdesk do Bitrix24. Assim, profissionais e empresas podem otimizar suas rotinas e melhorar a gestão dos seus processos de assinatura e documentação.